Aquando da sua entrega pela PSP, o conjunto documental compreendia indistintamente os livros de 3 fundos: Administração do Concelho, Polícia Cívica e Polícia de Segurança Pública da Horta. Estas três entidades estão estreitamente ligadas entre si através da transmissão de funções e até da utilização dos mesmos livros de registos. Possuem em comum, por exemplo, registos nas áreas do policiamento, do recrutamento e dos testamentos. A Administração do Concelho da Horta detinha ainda competências relacionadas com a emigração, a circulação e a detenção de pessoas, a saúde pública e, como já foi dito noutro campo, o registo civil. Para além dos livros de arquivo, o fundo da administração do concelho é também constituído pelos livros da sua biblioteca, da qual faziam parte: onze volumes da coleção oficial da Legislação Portugueza: 1865, 1868, 1869, 1870, 1871, 1873, 1874, 1876, 1878, 1879 e 1880 e um exemplar do código administrativo de 1896.